גאנט - האשלייה של השליטה

או

אג'ייל - האשליה של הבלגן

ניהול פרויקטים אג'ילי

האם גאנט מפורט ומוקפד יבטיח עמידה בהצלחה בלו"ז, בתכולה, ובתקציב של הפרויקט?

החיים מלמדים אותנו אחרת. שדברים קורים, שחלים שינויים.

אז אם התקציב, זמן, ותכולה נקבעים מראש, וחל שינוי באחד או יותר מפרמטרים אלו, מה רמת היכולת שלנו להגיב לשינוי?

מאמר זה יפרט איך ניהול פרויקטים אג'ילי מקטין סיכונים, מפחית rework, ועוזר למנהלות הפרויקט ולמנהלות המוצר להגביר את היכולת לחזות יותר במדויק את תהליך פיתוח המוצר ואת הבעיות שייתקלו בהן, לגלות "הפתעות" בשלבים המוקדמים של הפיתוח ולהגיב מהר ובגמישות. כמו כן, ניהול פרויקט אג'ילי גם נותן ולצוותים לעבוד בתיאום ובשקיפות עם שאר החלקים הנעים בפרויקט.

מה ההבדל בין ניהול פרויקט אג'ילי למסורתי?

ניהול פרויקטים מסורתי הוא נושא שנלמד באקדמיה ובקורסים מקצועיים. זוהי מתודולוגיה מבוססת שבה פרויקטים מתנהלים בשלבים ידועים וקבועים: ייזום, תכנון, ביצוע, ניטור וסיום. גישת ניהול הפרויקטים המסורתית שמה דגש מיוחד על תהליכים ליניאריים, תיעוד, תכנון מראש ותקצוב. לפי השיטה המסורתית, מנסים לקבע את הזמן והתקציב לאור הדרישות שנקבעות ביציאה לדרך. לכן, בשיטה זו, הגמישות לשינויים - תכולה, זמן ותקציב אפסית. כל שינוי משמעותי באחד משלושת הפרמטרים - הופך לאתגר... בפרט, מאחר ושלושת הפרמטרים קבועים, הדרך היחידה להתמודד עם שינוי משמעותי היא להוסיף כוח-אדם, או, לחלופין, לפגוע משמעותית באיכות.

איך מנהלים פרויקט בעולם האג׳ילי?

Agile היא גישה המשמשת בעיקר לפיתוח בעולמות מורכבים (תוכנה, חומרה, אינטגרציה ביניהם, או פרוייקט שמצריך חשיבה יצירתית), ומסתמכת במידה רבה על עבודת צוות, שיתוף פעולה, וגמישות על מנת להגיב לשינויים במהירות האפשרית.

יתרונותיו של ניהול פרויקט אג'ילי:

הקטנת סיכונים - מאחר וכל הזמן יש ״חלק מהמערכת״ שעובד. בסיום כל ספרינט דמו על משהו עובד ולמידה מוקדמת המשפיעה על איך מתקדמים.
הלקוח שותף לדמו ומשפיע על ההתאמה המדויקת לצרכיו
גם במקרה של שינוי מהותי, ואפילו במקרה של עצירה - יש ערך למה שכבר מומש - ערך למידה
בפרויקטים ארוכי טווח - יכולת התאמה לעולם החדש והמשתנה
הקטנת עלויות ע"י הפחתת rework - מאחר ואם צריך לשנות כיוון, עושים את ה- rework אבל מוקדם.
שיפור באיכות - כל הזמן בודקים!
יכולת ניהול וניטור אמיתיים של התקדמות הפרוייקט, וחיזוי לגבי עמידה בלו״ז - כל סוף ספרינט יש משהו עובד.
יכולת ניהול היחסים עם הלקוח, גם כאשר יש עיכובים

לסיכום: בניהול פרויקט בדרך האג׳ילית התהליך הוא איטרטיבי. בכל ספרינט (שבועיים או שלושה) צוות הפרויקט מראה תוצר עובד. בניגוד לגישה המסורתית, פחות זמן מושקע בתכנון מראש. בפועל, מכיוון שבכל ספרינט צריך לתכנן ולתעדף מחדש, נוצרת גמישות והתכנון הוא תהליך מתמשך - שמשקף את השינוי בהבנת המצב. בשיטה האג׳ילית התכנון קורה כאשר אנחנו יודעים (יותר?) את האמת, ולא כמו בשיטה המסורתית, שבה התכנון קורה בשלב שבו כמעט ואין ידע על הפרויקט, האתגרים שהוא מכיל והבנת הצרכים שמשתנה עם התקדמות המוצר…

תפקיד מנהלת הפרויקט

לעתים קרובות גם עם ידע בתחום הפרויקט. מנהלת הפרויקט בד״כ אינה המנהלת של צוות הפרויקט. היא מנהלת את הפרויקט, לא את האנשים שבו...

תפקיד מנהלת הפרויקט לוודא ולדווח שצוות הפרויקט עומד ביעדיו. מנהלי פרויקטים משתמשות בהרבה כלים, טכניקות וגישות שונות בשביל לעמוד ביעד של הפרויקט.

תכונות מנהלת פרויקט:

ממוקדת מטרה - הצלחת הפרויקט
חזקה בתקשורת בין אישית - ומשתמשת בכלים שונים
יודעת לייצר מוטיבציה ומיקוד בהצלחת הפרויקט
יודע לפתור בעיות שצצות במהלך הדרך

מחזור החיים של פרויקט אג'ילי

שלב 1 - התנעת פרויקט חדש

כל פרויקט מתחיל ברעיון, בצורך של לקוח, בנסיון לשפר תהליך/כלי/פלטפורמה וכו'.

התכנון ארוך הטווח הוא ב-high level ללא השקעת משאבים מיותרים בתכנון מפורט על מה שאנחנו לא יודעים ולא מבינים, וככל שמתקדמים בהבשלת הפרויקט, אנחנו מפרקים את המשימות לטווח קצר (3 עד 6 חודשים קדימה) באופן יותר פרטני.

שלב 2 - ניהול הפרוייקט

הבקלוג האג'ילי, המנוהל במערכות כמו: Jira, Azure, Trello ודומיהם. הוא הכלי שלנו לניהול כל הרעיונות ותיעדוף מתמיד שלהם עפ"י פרמטרים כמו ערך עסקי, היתכנות, כדאיות ועוד. הבקלוג הוא כלי התקשורת המשמש את כל ה-stakeholders

ככל שרעיון מבשיל יותר ויותר, כלומר נעשו ניתוחים של היתכנות וכדאיות, הוא מתקדם בבקלוג עפ"י workflow שנקבע מראש.

על מנת להתקדם, מתקיים כל הזמן תהליך discovery & grooming ופירוק התכולות וכמובן זיהוי והגדרה של מה ה-MVP הראשון וה-MVPs הבאים אחריו.

שתיים מאבני היסוד לניהול פרויקט אג'ילי הן נראות ושקיפות ( transparency & visibility) לכל העוסקים במלאכה. כל אחד, בכל רגע נתון, יכול לראות את מצב הפרויֿקט ברמת משימה בודדת (user story), אוסף של משימות (feature), או אוסף של מס' פיצ'רים (epic).

הבקלוג בנוי באופן היררכי כך שניתן לבחור האם רוצים לראות תמונה high level או לרדת לפרטים.

שלב 3 - מעקב ובקרה

הצוותים העוסקים בביצוע הפרויקט נעזרים בדוחות כמו Burndown Chart המסייעים להם לעקוב אחר ביצוע מול תכנון ולדעת אילו משימות הסתיימו ואלו משימות לא.

יש כמובן דוח"ות נוספים כמו Cycle Time, Version Report ועוד.

דו"ח ה-Version Report מאפשר ניטור ושליטה של ניהול הגרסה,

לסיכום

מה מביאה שיטת האג׳ייל לניהול פרויקטים

משמעת ציוותית וניהולית
פירוק המוצר לבקלוג אג'ילי (discover & grooming)
גמישות, יכולת חיזוי, ושקיפות
אבני דרך - מערכת עובדת בסיום כל ספרינט (demo)

ניהול פרויקטים בדרך האג'ילית עוזר למנהלי הפרויקט ולמנהלי המוצר בשיפור משמעותי של יכולת לחזות במדויק את תהליך פיתוח המוצר ו\או את הבעיות שייתקלו בהן, ולצוותים לעבוד בתיאום ובשקיפות עם שאר החלקים הנעים בפרויקט.

תכנון לטווח ארוך/קצר high level ותכנון מדוייק בהתאמה לשלב הפרויקט, וארגון נכון הם חלק בלתי נפרד מההצלחה. התפיסה האג'יליות הופכת לכלי המסייע להנהלה, למנהלי הפרוייקטים, ללקוחות, ולצוותים לנווט תוך כדי שינוי מתמיד, להגיע לשיא הפרודוקטיביות ולספק ערך מרבי הן לעסק והן ללקוח.